Про подход эффективного хранения заметок написано уже много статей и научных трудов. Например вот интересная статья на хабре. И все таки, тема довольно обширная и хоть статья и дает определенное понимание принципов ведения заметок разработанных Никласом Луманом, но не содержит всей полноты информации. Поэтому советую вам присмотреться к книге «Как делать полезные заметки. Эффективная система.